Как подготовить инструкции для базы знаний с ИИ

База знаний с ИИ помогает искать ответы в выбранных инструкциях, регламентах и учебных материалах. Качество такого ответа зависит и от самих документов: насколько они актуальны, понятны и согласованы между собой. Подготовку удобно начать с одной темы, по которой сотрудники регулярно задают похожие вопросы.

Выберите тему и действующие источники

Сначала перечислите вопросы, которые хотите разбирать. Например, какие сведения нужны для внутренней заявки, кто проверяет её заполнение и что делать при исключении из обычного порядка. Затем найдите действующие документы, содержащие ответы. Если правило известно только одному сотруднику, его нужно сначала записать и согласовать.

Разделите актуальные инструкции и архивные материалы. При противоречии двух документов выясните, какой порядок применяется сейчас, вместо того чтобы поручать нейросети выбрать удобный вариант. Назначьте человека, который будет проверять изменения и обновлять набор источников. Это организационное решение: автоматическое определение действующей версии здесь не предполагается.

Подготовьте понятный Markdown

Текущая версия базы знаний Maxtony принимает Markdown-документы. Это текстовый формат, в котором заголовки, списки и другие элементы обозначаются обычными символами. Преобразование исходных файлов обсуждается отдельно; прямую загрузку PDF или распознавание сканов в этой версии считать доступной функцией нельзя.

Для каждого документа укажите название, область применения, версию или дату актуализации. Порядок действий разделите на небольшие разделы. Сохраните условия и исключения: фраза «обычно делаем так» без пояснения особых случаев может привести к неверному ответу. Объясните сокращения и названия внутренних форм, если без них правило непонятно.

При переносе материала сопоставьте полученный текст с оригиналом. Проверьте, не потерялись ли примечания, заголовки таблиц, единицы измерения или связи между пунктами. Картинка с пояснениями сама по себе не заменяет текстовое описание правила в подготовленном Markdown.

Подготовьте вопросы и ожидаемые ответы

До проверки базы составьте небольшой набор вопросов сотрудников. Рядом с каждым запишите, где находится правильный ответ и какие сведения обязательно должны в него войти. Включите обычный вопрос, вопрос про исключение и вопрос, на который выбранные материалы не отвечают.

Для учебной инструкции выше можно спросить: «Кто проверяет заполнение заявки?» и «Что делать, если характеристики неизвестны?». Вопрос о сроке покупки оборудования выявляет другую ситуацию: такого срока в примере нет. Не следует принимать придуманную дату за ответ по документу. В самом вопросе можно попросить явно отметить отсутствие данных; такая просьба помогает задать ожидание, но не гарантирует правильность ответа.

Проверяйте ответ по исходному документу

В базе знаний Maxtony исходники доступны в отдельной панели. Ссылки на использованные фрагменты рядом с ответом сейчас не выводятся. Поэтому после ответа откройте нужный документ и сопоставьте существенные утверждения с его текстом. Если вопрос затрагивает несколько правил, проверьте каждое из них.

• Есть ли в источнике подтверждение каждого важного действия и условия?
• Не пропущено ли исключение или ограничение области применения?
• Верны ли названия, последовательность шагов и указанные значения?
• Не появилось ли правило, которого нет в выбранных материалах?

При ошибке сохраните вопрос и отметьте расхождение с источником. Затем выясните, что нужно исправить: сам документ, выбор материалов или способ постановки вопроса. Ответ нейросети не изменяет рабочую инструкцию. Для значимых решений нужна проверка специалистом по действующему оригиналу.

Согласуйте обработку данных и обновление

До внедрения определите допустимые материалы и требования к провайдеру. Используйте для первого разбора разрешённые или обезличенные документы. Выбор поставщика модели и расходы на неё согласуются вместе с объёмом настройки.

В дальнейшем обновляйте выбранные материалы после изменения правил и повторяйте проверку вопросов, которых эти изменения касаются. Независимые темы с отдельными документами и чатами помогают организовать работу, но не отменяют проверки актуальности. Возможности программы описаны на странице базы знаний бизнеса. Подготовку ваших инструкций и критерии проверки можно обсудить на консультации по ИИ.